I mille usi della posta elettronica certificata

Ed eccoci giunti alla seconda puntata della nostra “guida galattica per giuristi telematici”.

Dopo aver chiarito quali siano i requisiti minimi per poter fruire del PCT, e quali siano le regole d’oro da tenere a mente per “sopravvivere” all'avvento delle nuove tecnologie nel processo civile, è adesso necessario approfondire l’analisi dei singoli strumenti dei quali il giurista telematico è dotato.

Uno dei principali è certamente la Poste Elettronica Certificata (PEC), un’invenzione – c’è da sottolinearlo – tutta italiana, che non ha quindi nessuna corrispondenza negli altri ordinamenti giuridici e che, proprio per questa ragione, è del tutto sconosciuta all'estero.

Posta Elettronica Certificata è definita, dall'art. 1 del DPR 11/02/2005 n. 68, “sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi”.

Da questa semplice definizione possiamo già facilmente comprendere in cosa consista quell'accezione “certificata” che differenzia la PEC da un normale sistema di posta elettronica, ossia, nell'attestazione digitale esterna dell’avvenuto invio e dell’avvenuta consegna di documenti informatici.

In pratica, quindi, contrariamente ai normali sistemi di mail in cui il nostro messaggio attraversa la rete senza nessuna certezza sull'effettiva ricezione e senza nessuna reale coscienza su chi sia realmente il destinatario cui è indirizzata, la PEC ci consente di avere un’attestazione (fornita da un certificatore esterno abilitato) relativa a 4 elementi principali:

1)      Identità del mittente

2)      Identità del destinatario

3)      Data di invio

4)      Data di ricezione

In virtù della certificazione di cui sopra, il DLT 07/03/2005 n. 82 (Codice dell’Amministrazione digitale) equipara – all'art. 48 comma II – la comunicazione inviata tramite PEC ad una classica raccomandata A/R.

Se quindi il nostro indirizzo di posta elettronica certificata (di cui – per obbligo di legge – tutti gli Avvocati devono essere dotati) è mezzo idoneo a sostituire la raccomandata A/R, quali potranno essere gli utilizzi che il professionista digitale potrà farne ?

Decisamente molteplici !

Partiamo innanzitutto dal presupposto che – ad oggi – sussiste un obbligo di dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata per:
·         Ditte individuali
·        Società
·         Alcune categorie di professionisti (fra cui gli Avvocati)
·         Le pubbliche amministrazioni

con tutte evidenza, quindi, le normali comunicazioni con i soggetti di cui sopra, potranno essere effettuate tranquillamente via PEC invece che con i classici sistemi analogici.

Potremo quindi effettuare via PEC:

A)    I classici scambi di fax con i Colleghi, risparmiando su carta, toner e costo della telefonata;

B)    La messa in mora o la richiesta di adempimento ad una qualsiasi società o ditta individuale, con notevole risparmio sul costo della raccomandata;

C)    L’insinuazione nelle procedure fallimentari (in questo caso parliamo di un obbligo e non di una facoltà, prescritto dall'art. 93 L.F.);

D)    Le notificazioni in proprio previste dalla L. 53/94 (facoltà espressamente concessa dall'art. 3-bis della medesima legge), anche in questo caso con notevole risparmio sulle spese postali e di notifica;

E)     I depositi degli atti endoprocessuali – nel procedimenti civili – ed i ricorsi per decreto ingiuntivo. Per tali tipologie di atto sussisterà l’obbligo di deposito tramite PEC a partire dal 30 giungo 2014 (per i dettagli vi rimando agli altri articoli presenti in questo blog).

Lasciando a futuri approfondimenti i punti da C) ad E), vediamo come è possibile approntare una comunicazione via PEC che vada a sostituire un fax o una raccomandata.

Preliminarmente ad ogni ulteriore indicazione vi è innanzitutto da rispondere al quesito che molti lettori potrebbero già essersi posti, ossia, “dove trovo l’indirizzo PEC del destinatario ?”

La risposta varia a seconda della tipologia di destinatario che si sta cercando.

Attualmente esistono più registri PEC attivi in Italia, ed esempio, il ReGIndE che racchiude le PEC dei soggetti sterni abilitati al PCT, come i CTU o gli Avvocati, oppure il registro della camera di commercio che reca quelli delle aziende, ma – per nostra comodità – basterà far riferimento a due indici generali:

·         INI PEC – che racchiude gli indirizzi di posta elettronica di professionisti ed imprese
·         IPA – che raccoglie, invece, gli indirizzi delle pubbliche amministrazioni

Accedendo, quindi, alle pagine web dei due indici sopra richiamati, potremo – ad esempio – scovare la PEC del Collega a cui volevamo inviare una comunicazione, oppure dell’azienda a cui dobbiamo recapitare una messa in mora.

Una volta individuato l’indirizzo PEC del destinatario possiamo tranquillamente procedere all’elaborazione della nostra comunicazione ed al suo invio.

Normalmente, quando inviamo un messaggio di posta elettronica, inseriamo il testo del messaggio nel corpo dell’email, nella redazione di un messaggio PEC, invece, si procede in un modo un po’ diverso.

Le ragioni di questa diversa procedura saranno meglio chiarite nella parte finale di questo articolo.

Vediamo ora di capire, quindi, quali sono le fasi principali della preparazione e dell'invio del nostro messaggio PEC attraverso lo schema che segue:

Per la fase di “preparazione” avremo semplicemente bisogno del nostro classico editor di testi (open office, word…. etc…..) per redigere la missiva, avendo cura, una volta completata, di salvarla in formato pdf.

La maggior parte degli editor di testo di ultima generazione (approssimativamente tutte le versioni successive al 2007) permettono l’esportazione o il salvataggio diretto dei file in formato pdf, qualora – però – il vostro programma non consentisse questa facoltà, le alternative possono essere due:

1)      Scaricare e installare una stampante virtuale in pdf, ossia, un programma che crei una stampante residente sul vostro pc che – in realtà – nulla ha di fisico, ma che si limiti a salvare un nuovo file in formato pdf.

2)      Acquistare una nuova versione del vostro programma di video scrittura, o scaricare gratuitamente editor open source quali open office o libre office.

Una volta salvata una copia pdf della vostra missiva potrete passare alla fase di sottoscrizione.

La maggior parte dei supporti di firma digitale vengono forniti con il proprio software a corredo e quindi con tutto il necessario per poter firmare un file digitalmente.

Qualora la vostra smart card, chiavetta USB per firma digitale o altro supporto di firma, non fosse stato venduto unitamente ad un programma per la sottoscrizione digitale, non vi rimarrà che scaricare e installare – gratuitamente – uno dei due programmi di firma maggiormente diffusi: Arubasign oppure Dike.

Dopo aver aperto il programma per la sottoscrizione digitale, non dovrete far altro che ricercare – dall'applicativo – il file pdf da firmare, selezionare il formato di firma (benché il formato CADES - P7M - sia obbligatorio solo per il PCT, consiglio comunque di utilizzarlo come formato “preferito” per la firma digitale) ed inserire il pin o la password.

Giunti finalmente all'ultima fase del processo di preparazione e invio del nostro messaggio di PEC non dovremo far altro che aprire il client di posta elettronica installato sul nostro computer (outlook, thunderbird, mail, windows mail… etc…..) e creare un nuovo messaggio. Raccomando di fare sempre molta attenzione alla selezione del mittente perché, qualora avessimo configurato più indirizzi di posta elettronica sul nostro client mail, il programma utilizzerà in automatico l’indirizzo di posta predefinito e non necessariamente quello di PEC. Onde evitare errori, quindi, l’indirizzo mittente andrà selezionato come prima operazione successiva alla creazione del messaggio di posta.

Fatto ciò non ci resterà che scrivere l’indirizzo del destinatario, allegare il file firmato digitalmente, allegare la missiva non sottoscritta in formato pdf (come copia di cortesia) e premere invio.

Il corpo della mail potrà essere lasciato in bianco oppure – a seconda del tipo di comunicazione – potrà riportare diciture quali “In allegato troverà la missiva firmata digitalmente”.

In merito al perché si opti per questa procedura – invero un po’ macchinosa – per redigere ed inviare un messaggio PEC, dobbiamo analizzare il valore che vogliamo dare alla nostra posta elettronica certificata, ossia, quello di una raccomandata.

Se, come abbiamo detto, la PEC attesta: mittente, destinatario, ora di invio ed ora di ricezione, per far sì che il contenuto sia sottoscritto in modo analogo ad una normale lettera raccomandata, dovremo obbligatoriamente redigere la nostra missiva in formato elettronico (con il programma di scrittura) e firmarlo digitalmente, inserendolo poi, quale allegato, nel messaggio di posta elettronica certificata.

Sostanzialmente, con questa procedura, non faremo altro che utilizzare la PEC quale veicolo per trasmettere il messaggio alla stessa allegato, un po’ come se quest'ultima fosse la busta bianca all'interno della quale riponiamo la nostra comunicazione inviata per raccomandata.

Senza addentrarci eccessivamente in argomenti che sono oggetto di continue modifiche normative e difettano ancora di un sufficiente numero di pronunce giurisprudenziali, è necessario però sottolineare che la comunicazione via PEC, redatta nel corpo della mail e non inserita come allegato sottoscritto digitalmente, non è comunque da considerarsi priva di alcuna sottoscrizione.

Da un lato, infatti, alla PEC è stato inizialmente conferito il rango di “firma elettronica”, nel senso che il contenuto del messaggio di posta elettronica certificata poteva dirsi sottoscritto con firma elettronica semplice che, come sappiamo, a memoria dell’art. 21 del Codice dell’Amministrazione digitale “è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.”

Dall’altro, a seguito di recenti interventi normativi, l’invio tramite posta elettronica certificata di cui all’articolo 65, comma 1, lettera c‐bis) del Codice dell’Amministrazione Digitale, sostituisce, nei confronti della pubblica amministrazione, la firma elettronica avanzata.

In questo modo, il semplice invio tramite PEC – senza ulteriore sottoscrizione elettronica – è stato (esclusivamente nei casi in cui il messaggio sia rivolto ad una pubblica amministrazione) equiparato alla firma elettronica avanzata.

Se da un lato, però, il legislatore apre le porte ad una sorta di "sottoscrizione automatica" delle PEC nei confronti della PA, dall'altro - in preda alla solita schizofrenia propria del normatore italico - limita la validità di firma elettronica avanzata del messaggio di posta certificata  unicamente ai casi di utilizzo di una PEC-ID (per le regole tecniche si veda il DPCM 27 settembre 2012), ossia, di un indirizzo PEC il cui certificatore funga anche da "identificatore" del mittente, ed abbia provveduto ad accertare l'identità di quest'ultimo attraverso l'esibizione fisica di un documento di identità oppure attraverso la sottoscrizione digitale (e quindi facendo tornare in auge la necessità di una firma digitale) di un modulo di adesione (per gli altri metodi di identificazione si rimanda alla lettura degli artt. 5 e 6 del suddetto provvedimento normativo).

Cercando però di rientrare nei ranghi di una guida pratica, quale questa vuole essere, ed allontanandoci quindi da problemi di natura giuridica ancora poco dibattuti in dottrina e giurisprudenza, a noi basterà ricordare che, il messaggio di Posta  Elettronica Certificata realizzato con le modalità sopra descritte, può andare a sostituire, in tutto e per tutto, una classica lettera raccomandata.