La busta telematica in 3 semplici fasi

Sempre nel quadro della “guida virtuale per il giurista telematico” che sto lentamente tentando di realizzare, è venuto il momento di occuparsi della realizzazione e dell’invio della busta digitale.

Come ho avuto modo di sottolineare in altri articoli presenti su questo blog, a partire dal 30 giugno 2014 dovremo obbligatoriamente depositare digitalmente - per le procedure iscritti a ruolo a partire da tale data - tutti gli atti civili successivi alla costituzione in giudizio, quali, ad esempio, le memorie 183 e le comparse conclusionali.

Restano pertanto esclusi gli atti di citazione (e più in generale gli atti introduttivi del giudizio) e la comparsa di costituzione e risposta.

A questi si aggiungeranno poi tutti i ricorsi per decreto ingiuntivo depositati dinanzi al tribunale (ricordo che per adesso i Giudici di Pace sono esclusi dal procedimento di digitalizzazione dei fascicoli) e gli atti - successivi al pignoramento - da depositarsi nelle procedure esecutive.

Come sappiamo, per perfezionare il deposito degli atti de quo, dovremo elaborare una busta telematica contenente l’atto principale, tutti gli allegati che normalmente avremmo allegato all'atto cartaceo ed un ulteriore file digitale, denominato Datiatto.xml, che – come suggerisce il nome –  conterrà tutti i dati relativi al nostro atto digitale.

Per l’elaborazione della busta esistono in commercio diverse soluzioni software.

La guida che segue cercherà di prescindere dalla tipologia di programma utilizzato per la redazione della busta ma, per gli inevitabili esempi step by step, farà riferimento al redattore “SLPCT”.

Ciò soprattutto per ragioni di opportunità, posto che - è al momento - l’unico programma open source del settore e che, come tale, è e rimarrà gratuito per tutti gli utenti.

Il software, qualora ne abbiate necessità, è scaricabile a questo link.

Fase 1: La preparazione

Preliminarmente ad ogni altra attività dovremo necessariamente procedere alla preparazione dei file da inserire all'interno della busta telematica.

Detti file varieranno, come anche nel classico deposito in forma cartacea, al variare della tipologia di atto da depositarsi.

In questa sede prenderemo ad esempio il ricorso per decreto ingiuntivo, non tanto perché è stato il primo ad essere introdotto nella sperimentazione sul processo civile telematico, ma poiché – a mio personale parere – risulta particolarmente adatto ad essere utilizzato per una guida di questo tipo.

Il ricorso per decreto ingiuntivo, infatti, reca con se tutte le problematiche e tutte le difficoltà proprie del deposito di un atto introduttivo del giudizio ma, allo stesso tempo, non comporta solitamente problematiche attinenti a termini di scadenza e a ripetibilità del deposito in caso di errore.

Il nostro ricorso per decreto ingiuntivo telematico, quindi, avrà un proprio contenuto minimo in termini di file da allegare, rappresentato da:

1)      Il ricorso per decreto ingiuntivo vero e proprio;

2)      La nota di iscrizione a ruolo;

3)      La ricevuta di pagamento del contributo unificato;

4)      La procura alle liti;

5)      Il file datiatto.xml (di cui parleremo compiutamente nel secondo step di questa guida).

Parte di questi documenti dovranno essere preparati prima di procedere alla redazione della busta telematica, vediamo in che modo.

A)  In primis dovremo procedere alla redazione del ricorso per decreto ingiuntivo sul vostro programma di elaborazione testi (Word, Open Office, Libre Office… etc…), e poi salvare una copia del file in formato PDF.

Attenzione, parlo di salvataggio e non di scannerizzazione, poiché la normativa di riferimento prevede espressamente che il file pdf contenente l’atto da depositarsi sia stato ottenuto da una trasformazione di un file di testo senza restrizione di copia e stampa, indi per cui non attraverso il processo di scannerizzazione.

Se siete in possesso di software di redazione tesi relativamente recenti (successivi al 2007) non avrete problemi a salvare il file direttamene in formato pdf, posto che la maggior parte dei software dell’epoca supportavano – e supportano – questa funzionalità nativamente.

Per coloro che hanno a disposizione solo software più datati, invece, è possibile optare per l'installazione di una stampante virtuale pdf (cioè un software che installa una stampante “non fisica” che trasforma il file in un pdf testuale) oppure installare un software di video scrittura più recente.

B)    Una volta preparato il nostro atto principale dovremo provvedere a pagare il contributo unificato e poi a scannerizzare la ricevuta del pagamento.

Attualmente le modalità di pagamento del contributo e della marca di iscrizione a ruolo sono 4:

1)      Marca da bollo

2)      Bollettino postale

3)      F23

4)      Pagamento telematico (ove abilitato)

Nei primi tre casi avremo bisogno di scannerizzare la ricevuta del pagamento – o la marca da bollo – e poi (questo per prassi consolidata in molti Tribunali) consegnare l’originale della ricevuta al Cancelliere al momento della richiesta delle copie del decreto ingiuntivo emesso.

Nel caso del pagamento in via telematica, invece, sarà sufficiente allegare la ricevuta alla busta telematica.

Preciso che non tutti i software attualmente presenti sul mercato supportano quest’ultimo metodo di pagamento e non tutti i Tribunale sono ancora abilitati alla sua ricezione.

C)   A questo punto dovremo provvedere alla scannerizzazione della procura alle liti.

La procura potrà essere apposta sia a margine che in calce al nostro ricorso e dovrà essere stata sottoscritta in via analogia dal nostro cliente e da noi autenticata.

Quindi nulla di difforme dalle classiche modalità di rilascio della procura.

Una volta effettuata tale operazione provvederemo a scannerizzare solo la pagina del ricorso contenente la procura e a salvarla su un file pdf contenente, quindi, solo la procura de quo.

D)  Una volta preparati i 3 file di cui sopra potremo passare alla scannerizzazione di tutti i documenti probatori da allegare all’atto.

Raccomando di non scannerizzare tutti i documenti in un unico file ma di realizzare singoli documenti informatici che rechino una denominazione analoga al nostro elenco documenti redatto in coda al ricorso.

Se ad esempio dovessimo redigere un ricorso per decreto ingiuntivo su fattura, potremmo scannerizzare ed allegare:

1)      La messa in mora

2)      La fattura

3)      L’estratto autentico delle scritture contabili

Una volta concluse tutte le operazione di redazione e scannerizzazione, ed una volta salvati tutti i documenti su una cartella (magari creata ad hoc) sul nostro computer, saremo pronti per passare alla seconda fase della realizzazione della busta telematica.

Fase 2: La redazione

La busta dovrà essere preparata attraverso il software di redazione atti scelto dall’Avvocato.

Come detto in epigrafe il mio consiglio è di utilizzare il programma SLPCT che rappresenta, ad oggi, l’unica realtà open source – e totalmente gratuita – in questo ambito professionale.

Pertanto questa fase di preparazione farà riferimento a detto applicativo.

SLPCT, una volta caricata la nostra anagrafica personale attraverso un semplice click su “file” e poi su “professionisti”, ci permetterà di inserire tutti i dati del procedimento.

Andranno inseriti, in particolare, tutti i dati che normalmente avremmo inserito all'interno della nota di iscrizione a ruolo, quali: il Tribunale, il valore della causa, i dati delle parti.. etc…..

Tramite l’inserimento da tastiera di questi dati, andremo inconsapevolmente a creare gli ultimi due file “obbligatori” che dovranno far parte del nostro decreto ingiuntivo telematico, ossia, la nota di iscrizione a ruolo (che infatti non era volutamente stata richiamata nella fase 1 di questa guida) e il file “datiatto.xml”.

Il file datiatto.xml non è altro che una copia strutturata dei dati già presenti nel nostro ricorso per decreto ingiuntivo che permetterà al sistema giustizia di acquisire automaticamente i dati del procedimento senza la necessità di un inserimento manuale da parte del Cancelliere. I dati inseriti in questo file (che devono quindi essere identici a quelli inseriti nell’atto principale) verranno acquisiti in modo automatico dai sistemi informatici ministeriali ed utilizzati per la creazione e per l’aggiornamento del fascicolo.

Posto, quindi, che 2 degli allegati obbligatori sono già presenti nell’elenco dei file da inserire nella busta non ci rimarrà che impostare l’atto principale, cliccando appunto sul bottone imposta, nonché gli ulteriori allegati obbligatori, ossia, la ricevuta del pagamento del contributo unificato e la procura alle liti.

Al caricamento degli allegati, sia obbligatori (o qualificati) che semplici (ossia degli allegati probatori), si procede con un semplice click sul bottone allega.

Una volta caricati tutti i file necessari all'elaborazione della busta potremo procedere a selezione l’opzione “crea busta” dando il via alla procedura di firma, crittografazione ed invio, che vedremo nella fase successiva.

Fase 3: Firma e invio

Appena avremo selezionato l’opzione “crea busta” si aprirà la finestra deputata alla firma dei documenti caricati.

Il software ci darà la possibilità di firmare tutto ciò che abbiamo caricato oppure di firmare singolarmente solo alcuni file.

Sussiste un obbligo di sottoscrizione del file datiatto.xml e di tutti i documenti che – di norma – sottoscriveremmo anche in cartaceo; nel caso del ricorso per decreto ingiuntivo, quindi, dell’atto principale, della nota di iscrizione a ruolo e della procura alle liti. Nulla vieta di firmare anche gli altri allegati.

Sostanzialmente, quindi, qualora non aveste problemi di spazio (ricordo che la busta telematica può avere una dimensione massima di 30 mb) potete tranquillamente scegliere l’opzione “firma tutto”.

Nel caso, invece, foste vicini a raggiungere il limite di dimensione sopra segnalato (visto che l’operazione di firma aggiunge ulteriore codice informatico al file facendone crescere il “peso”) vi consiglio di sottoscrivere unicamente i file da firmare obbligatoriamente.

 

Appena selezionata l’opzione “firma tutto” ci verrà chiesto di attestare la conformità fra il file “datiatto.xml” ed il nostro ricorso per decreto ingiuntivo.

Procediamo, quindi, cliccando su “visualizza confronto”.

 

Questa fase, sostanzialmente, rappresenta l’ultimo step di controllo permesso dal sistema, step molto importante perché ci consente di verificare, mettendo a confronto i dati caricati nel file xml (sulla destra) e quelli presenti nel nostro atto (sulla sinistra), di non aver commesso errori nella redazione della busta.

Vi raccomando la massima attenzione nell’analisi del confronto video poiché, come detto, i due file (l’atto in formato pdf ed il datiatto.xml) devono necessariamente essere reciprocamente conformi nel contenuto.

Qualora vi sia corrispondenza fra i dati inseriti nei due file non non dovremo far altro che chiudere la finestra di confronto, spuntare la casella “conformità verificata” e poi – dopo aver inserito il nostro supporto di firma digitale nel computer – inserire il PIN.

Una volta firmati i file dovremo cliccare nuovamente su crea busta, avviando così il processo di crittografazione del file da inviare alla cancelleria del Tribunale.

Conclusasi la fase di crittografazione, il programma restituirà il file “Atto.enc” che altro non è se non la nostra busta telematica.

A questo punto il software ci permette salvare la nostra busta sul computer (ad esempio per inviarla tramite un client webmail, o attraverso un PDA) o anche di inviare direttamente la busta (scelta che vi consiglio caldamente.

 

In quest’ultimo caso, il programma creerà automaticamente una mail con il vostro client di posta elettronica predefinito, che avrà già – quale allegato – il file “atto.enc” e che recherà le giuste indicazioni del destinatario e dell’oggetto del messaggio, che vi raccomando di non modificare.

Non dovrete, quindi, far altro che selezionare il mittente (ossia il vostro indirizzo PEC che avrete già configurato con il client di posta elettronica) e premere invio, lasciando in bianco il corpo della mail.

Per maggiori informazioni sul flusso di dati che segue l’invio della PEC alla cancelleria del Tribunale, vi rimando a questo mio precedente articolo.