Processo civile telematico – Regole tecniche in materia di copia e duplicato informatico – nuove modalità di attestazione di conformità dei documenti analogici ed informatici

Come tutti gli appassionati di informatica giuridica sanno, uno dei più risalenti problemi in ordine all’applicazione di alcune norme contenute nel Codice dell’Amministrazione Digitale era rappresentato dall’assenza delle regole tecniche previste dall’art. 71 del codice stesso. Regole che, nel corso di quasi un decennio, non erano mai state emanate dagli organismi legislativi, ponendo di fatto innumerevoli problematiche in ordine alla validità ed applicabilità di molti articoli del CAD.

Parlo in effetti al passato poiché in G.U. del 12 gennaio 2015 è stato pubblicato il “Decreto del Presidente del Consigliodei Ministri 13 novembre 2014” recante “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.”

La norma entrerà in vigore il prossimo 11 febbraio 2015.

Tralasciando gli aspetti attinenti al mondo dell’amministrazione digitale e della conservazione documentale (dei quali in questa sede non è il caso di occuparsi), la principale novità introdotta con l’emanazione del decreto de quo è certamente legata al documento informatico, di cui vengono finalmente descritte le modalità per il rilascio di copia, estratto e duplicato.

Gli articoli del CAD che fanno riferimento alla copia digitale del documento analogico e alla copia, estratto e duplicato sono il 22 ed il 23bis i quali, in entrambi i casi, richiamano le regole tecniche di cui all’art. 71, regole delle quali ci stiamo appunto occupando in quest’articolo.

Le maggiori applicazioni pratiche degli articoli de quibus sono logicamene legate alle notificazioni effettuate dagli Avvocati.

I due casi tipici di copia informatica con attestazione di conformità cui oggi facciamo riferimento sono sostanzialmente:

1)      Copia informatica di documento analogico (art. 22 CAD), ossia digitalizzazione di atto cartaceo asseverato ex art, 3bis L. 53/1994 ed ex art. 18 D.M. 44/2011.

In questi l’attestazione di conformità (o asseverazione) è stata – sino ad ora – inserita all’interno della relata di notificazione e poi sottoscritta digitalmente.

2)      Copia informatica di documento nativo digitale (ex art. 23bis CAD), ossia copia ed attestazione di conformità di un atto o provvedimento che si trovi all’interno del fascicolo digitale della Cancelleria.

In tal caso il potere di autentica dell’Avvocato viene sancito dall’art. 16bis comma 9bis del D.L. 179/2012 convertito dalla L. 221/2012: ”Le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonché dei provvedimenti di quest'ultimo, presenti nei fascicoli informatici dei procedimenti indicati nel presente articolo, equivalgono all'originale anche se prive della firma digitale del cancelliere. Il difensore, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie analogiche ed informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell'attestazione di conformità a norma del presente comma, equivalgono all'originale.”

Nel caso di specie, però, non venivano in effetti dettate – contrariamente al caso di cui al punto precedente – modalità specifiche per il rilascio dell’attestazione di conformità e – per prassi – avevamo adottato le medesime modalità previste dall’art. 3bis L. 53/1994, inserendo l’attestazione di conformità in calce alla relata di notifica.

Oggi, gli articoli 4 (commi 2 e 3) e 6 (commi 2 e 3) del DPCM 13 novembre 2014 spostano l’attenzione dell’interprete su nuove modalità di attestazione della conformità.

Vediamo quindi nello specifico e singolarmente cosa cambia (o potrebbe cambiare).

Copia informatica di documento analogico

Le ipotesi di cui al precedente punto 1) debbono oggi essere analizzate alla luce del nuovo articolo 4 (commi 2 e 3) del DPCM 13 novembre 2014

“Art. 4 - Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici

1. [omissis]

2. Fermo restando quanto previsto dall'art. 22, comma 3, del Codice, la copia per immagine di uno o più documenti analogici può essere sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia.

3. Laddove richiesta dalla natura dell'attività, l'attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico di cui all'art. 22, comma 2, del Codice, può essere inserita nel documento informatico contenente la copia per immagine. Il documento informatico così formato è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L'attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di uno o più documenti analogici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l'impronta di ogni copia per immagine. Il documento informatico così prodotto è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.”

Parte della dottrina (Gargano, Vitrani) ha ritenuto che il richiamo fatto dall’art. 18 DM 44/11 all’art. 22, comma 2, CAD – che ci ricorda come l’asseverazione si compia mediante inserimento della dichiarazione di conformità in relata di notifica – vada armonizzato con la norma di cui al precedente art. 4, ritenendo necessario, quindi, compiere le operazioni previste dall’appena citato comma 3 ultimo periodo (previsto appunto per il caso di attestazione di conformità contenuta su documento informatico separato) inserendo anche un riferimento temporale nonché l'impronta di ogni copia per immagine.

Preciso che per impronta deve intendersi (sempre secondo il testo normativo in esame) “la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash", mentre per funzione di hash "una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l’evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti"

Sostanzialmente l'impronta e la funzione di hash sono volti ad identificare in maniera univoca un determinato file.

Ad ogni modo, a mio modesto avviso, il rapporto fra l’art. 22 del CAD (e quindi fra l’odierna normativa tecnica dallo stesso richiamata) e il disposto degli art. 18 DM 44/2011 e 3bis L. 53/1994 è invece da leggersi quale rapporto di specialità.

Ad avviso di chi scrive, infatti, il testo dell’art. 18 DM 44/2011: "L'avvocato che estrae copia informatica per immagine dell'atto formato su supporto analogico, compie l'asseverazione prevista dall'articolo 22, comma 2, del codice dell'amministrazione digitale, inserendo la dichiarazione di conformità all'originale nella relazione di notificazione, a norma dell'articolo 3-bis, comma 5, della legge 21 gennaio 1994, n. 53." appare assorbente e cioè, sempre a mio modesto parere, il Legale, inserendo la dichiarazione di conformità all'originale nella relazione di notificazione, a norma dell'articolo 3-bis L. 53/1994 e 18 DM 44/2011 già compie l'asseverazione di cui all'art. 22 CAD, e quindi già assolve agli obblighi previsti da detto articolo nonché da tutta la normativa tecnica che porta con se. 

Analoga interpretazione è stata recentemente data dal TAR Lazio con la sentenza 396/2015 la quale,  ritenendo applicabile l'art. 22 CAD alle attestazioni di conformità per le notificazioni in proprio, da un lato ha sancito l'impossibilità di procedere alla notificazione in proprio via PEC di atti amministrativi per l'allora mancanza (la pronuncia è di poco precedente alla pubblicazione in G.U. della normativa tecnica in commento) delle regole tecniche previste dall'art. 71 CAD, dall'altro le ha ritenute invece perfezionabili in ambito civilistico proprio per la presenza dell'art. 18 DM 44/2011, e quindi in virtù tutti i rilievi già svolti in questa sede.

Ritengo quindi che, almeno per quanto riguarda la notificazione di atti analogici digitalizzati, nulla cambierà al momento dell’entrata in vigore della normativa in esame.

Copia informatica di documento informatico

Caso diverso, invece, è quello della copia informatica di documento informatico (ipotesi di cui al precedente numero 2), poiché l’art. 16bis comma 9bis non prevede modalità di attestazione di conformità specifiche ed in grado di assolvere ai requisiti di validità della copia richiesti dall’art. 23bis del CAD.

In particolare, detto ultimo articolo, richiede che la copia informatica di documento informatico venga approntata in ossequio alle regole tecniche di cui all’art. 71 CAD, ossia, alle regole tecniche che oggi possiamo rintracciare nei commi 2 e 3 dell’art. 6 del DPCM 13 novembre 2014:

“2. La copia o l'estratto di uno o più documenti informatici di cui al comma 1, se sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua la copia ha la stessa efficacia probatoria dell'originale, salvo che la conformità allo stesso non sia espressamente disconosciuta.

3. Laddove richiesta dalla natura dell'attività, l'attestazione di conformità delle copie o dell'estratto informatico di un documento informatico di cui al comma 1, può essere inserita nel documento informatico contenente la copia o l'estratto. Il documento informatico così formato è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato. L'attestazione di conformità delle copie o dell'estratto informatico di uno o più documenti informatici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l'impronta di ogni copia o estratto informatico. Il documento informatico così prodotto è sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.”

Cercando di analizzare schematicamente le varie interpretazioni che in queste settimane molti studiosi hanno proposto, deve innanzitutto farsi una distinzione di massima, ossia, fra chi ritiene applicabile la normativa de qua alle notificazioni in proprio e all'attestazione di conformità dell'Avvocato (come stabilito recentemente dal TAR Lazio), e chi invece la ritiene non applicabile.

L'Avvocato Roberto Arcella ha recente chiarito, in un autorevole e puntuale scritto pubblicato sul blog "avvocato telematico", come - a sua avviso - il DPCM in commento sia incompatibile con le norme dettate per l'attestazione di conformità ex art. 16bis comma 9bis nonché con quelle del PCT in generale e, pertanto, si potrebbe agevolmente sostenere la sua inapplicabilità ai casi qui trattati.

Ad avviso dello scrivente, invece, il DPCM in oggetto non potrà che applicarsi - e mi viene da dire "purtroppo" - ai casi oggetto della nostra analisi, ciò in virtù del chiaro disposto dell'art. 2 comma 3 del CAD che prevede un'applicazione anche a tutti i privati delle norme contenute nel capo II del CAD stesso, come - appunto - sia l'art. 22 che l'art. 23 e 23bis. Se quindi dette norme trovano sostanzialmente un'applicazione erga omnes allo stesso modo si applicheranno le norme emanate in virtù dell'art. 71 del CAD (ossia il DPCM in commento) poiché espressamente richiamate dagli artt 22 e ss.

Stabilito che le norma in commento potrebbero ragionevolmente applicarsi ai casi oggetto di analisi, dobbiamo cercare di capire come attestare la conformità della copia informatica di documento informatico alla luce del DPCM:

A)    sottoscrizione con firma digitale della copia da parte del soggetto che la estrae;

B)    inserimento dell’attestazione di conformità nella copia informatica del documento e sottoscrizione digitale del file risultante;

C)    redazione dell’attestazione di conformità su file separato con inserimento di riferimento temporale e dell’impronta di ogni copia informatica.

A mio avviso l’ipotesi sub A) è impraticabile per due ragioni:

·         la copia avrà validità solo fino a quando non venga disconosciuta;

·         l’art. 16bis comma 9bis del DL 179/2012 richiede espressamente che della copia sia attestata la conformità (attestazione non presente in questa modalità di rilascio).

L’ipotesi sub B) è probabilmente la scelta più pratica e semplice da realizzare.

Sostanzialmente l’unica differenza rispetto alle metodologie di attestazione di conformità a cui ci siamo abituati sino ad ora, sarà l’inserimento dell’attestazione, anziché su un file separato, direttamente nella copia del file che verrà poi firmato digitalmente.

Ma come possiamo “editare” un file PDF per poter inserire la nostra attestazione di conformità?

Esistono più metodologie:

·         utilizzare l’ultima versione di microsoft word che supporta l’edit di file PDF;

·         far ricorso a software specifici;

·         utilizzare la funzione “aggiungi testo” presente nelle versioni di acrobat reader successive alla 10.

Al fine di rendere più agevole l’attività di estrazione e autentica della copia informatica di documento informatico, riporto di seguito le due guide pratiche (la prima realizzata dal Collega Giuseppe Vitrani e la seconda dal Collega Pietro Calorio) che spiegano come ottenere il risultato voluto con l’ausilio di strumenti gratuiti e liberamente reperibili in rete (nel primo caso in ambiente windows utilizzando google chrome e l’ultima versione di acrobat reader, nel secondo in ambiante MacOS).

Estrazione ed autentica copia digitale

 

INDICAZIONI PER L’ESTRAZIONE DI COPIA INFORMATICA DAI REGISTRI DI CANCELLERIA - versione MAC

La scelta della "via" di cui all'ipotesi in commento, però, è stata da alcuni ritenuta rischiosa in virtù delle modificazioni che vengono apportate al file scaricato dai registri di cancelleria.

A mio avviso la censura non è in realtà insuperabile, posto che, molto semplicemente, è l'Avvocato ad attestare che il contenuto del file estratto e quello del file "asseverato" hanno analogo contenuto, e lo fa, appunto, inserendo un'attestazione di conformità che interviene in un momento successivo rispetto alla verifica de qua.

In ogni caso, altra autorevole dottrina (Gargano), ha sostenuto la necessità - quale vie estremamente prudenziale - di operare in virtù dell'ipotesi sub C) della nostra analisi inserendo l'attestazione di conformità su file separato (come già oggi facciamo per prassi con l'inserimento della stessa nella relata di notificazione) corredata però di un riferimento temporale e dell'impronta del file copiato.

Come potremo realizzare in modo agevole un'attestazione di conformità che contenga i nuovi elementi richiesti dalla normativa in commento? Molto semplicemente affidandoci all'ottima applicazione già realizzata dal Collega Claudio De Stasio e reperibile sul sito "Diritto Pratico" al seguente indirizzo: http://apps.dirittopratico.it/notifica.html 

L'applicazione, con pochi semplici dati inseriti dall'utente, creerà una relata di notificazione completa di attestazione di conformità, riferimenti temporali ed impronta della copia digitale.